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Tudo que você precisa saber sobre gestão de fluxo de caixa para clínicas médicas e odontológicas

Se sua clínica está lutando para conseguir melhorar fluxo de caixa, leia as 8 dicas que os nossos especialistas recomendam para a sobrevivência.



Gestão de fluxo de caixa em clínicas médicas e odontológicas
Gestão de fluxo de caixa em clínicas médicas e odontológicas

O fluxo de caixa é o dinheiro que entra e sai da sua clínica diariamente. Fluxo de caixa positivo significa que você está ganhando mais dinheiro do que gasta.


As estratégias para gerenciar o fluxo de caixa de uma clínica médica ou odontológica incluem faturar os clientes em tempo hábil, e monitorar de perto onde você está gastando seu dinheiro e de que forma.


Nossos especialistas também recomendam obter financiamento antes de você ficar sem dinheiro e reestruturar os pagamentos para liberar dinheiro para a operação do dia a dia.


Este artigo é para proprietários de clínicas médicas e odontológicas que desejam obter conselhos de nossos especialistas em gestão de clinicas sobre como gerenciar o fluxo de caixa da sua clínica.


Gerenciar adequadamente o fluxo de caixa da sua clínica é uma estratégia fundamental que todo empresário do setor de saúde precisa dominar para obter sucesso financeiro no médio a longo prazo. Gerenciar o fluxo de caixa pode ser um dos maiores desafios que os dentistas e médicos enfrentam à frente das suas clínicas.


Um estudo recente da Intuit descobriu que 61% das pequenas empresas em todo o mundo lutam com o fluxo de caixa. Quase um terço dos pesquisados ​​são incapazes de pagar os fornecedores, pagar empréstimos pendentes ou pagar a si próprios ou a seus funcionários devido a problemas de fluxo de caixa.


Para fazer frente a essa dificuldade luta e estabilizar o fluxo de caixa da sua clínica, existem muitas táticas e ações que você deve incorporar ao modelo de negócios da sua clínica. A primeira etapa é determinar o quanto de fluxo de caixa de que sua clínica necessita para operar no positivo


Esse mapeamento é feito analisando o estado atual da sua clínica.


É fundamental entender quanto dinheiro você está usando na operação do dia a dia e quanto planeja usar, bem como quanto tempo você levará para adquirir mais dinheiro", .


Embora cada clínica tenha necessidades, é muito sensato ter dinheiro suficiente para cobrir pelo menos seis meses de sua saída média de caixa (fixo e variável)."



Por que o fluxo de caixa é importante para clínicas médicas e odontológicas?


O fluxo de caixa é importante para uma clínica porque ele demonstra o quanto de dinheiro está realmente entrando ou saindo de sua empresa, não quanto dinheiro você está esperando das contas a receber relativo a operação do dia a dia do negócio.


Se o fluxo de caixa da clínica for positivo, você estará, então, ganhando mais dinheiro do que está gastando e terá dinheiro em mãos para cobrir a folha de pagamento, compras de insumos e atualizações de equipamentos, pagamentos de empréstimos e outras necessidades importantes do dia a dia do negócio.


Por outro lado, se o seu fluxo de caixa da clínica for negativo, você pode não estará apto a quitar salários dos seus funcionários e dívidas com fornecedores, cobrir seu aluguel mensal e ter disponibilidade de dinheiro suficiente para cobrir os mais diversos custos diários de operação da clínica.


Por esse e outros motivos, sempre priorize as estratégias de geração de fluxo de caixa em seu planejamento de negócios.


Quando você poe em práticas estratégias de fluxo de caixa de maneira correta, você saberá exatamente em que períodos do mês pode esperar que o dinheiro seja depositado ou retirado de sua conta bancária.


Com essas informações em mãos, será possível saber quando de fato terá o dinheiro disponível para cobrir suas despesas.


Pense no fluxo de caixa da seguinte forma: Mesmo que você tenha faturado um serviço a um cliente por uma quantia relevante de dinheiro, você não pode usar esse dinheiro até que realmente o tenha em caixa, e as estratégias de gestão de fluxo de caixa o ajudam exatamente a saber esse valor vai entra no seu caixa.


Um elemento importante do seu modelo de negócios da sua clínca que pode ajudar na análise de caixa e tomada de decisão é a adoção de padrões contábeis adequados.


Optar pelo regime de gestão de caixa, no lugar do modelo de gestão de registro contábil te dará maior precisão no registro das operações de caixa.


Entenda, no regime gestão gerencial de caixa o dinheiro a receber ou a pagar somente é registrado no momento da sua efetivação. Já no regime contábil, o registro é feito na data do fato.


Exemplificando, vamos usar o caso em que um cliente que paga por um tratamento em cartão de crédito para recebimento em 30 dias.


No modelo de gestão contábil, o registro da entrada de dinheiro é realizada na data de venda (Dia atual). Já no modelo de gestão de caixa o dinheiro só é computado no momento do crédito efetivo. Nesse exemplo Dia atual + 30 dias.

Conclusão importante: O gerenciamento de fluxo de caixa é uma parte crítica do planejamento de negócios porque afeta o fato de você ter ou não dinheiro suficiente para cobrir suas despesas no dia a dia da sua clínica médica ou odontológica.



7 formas de gerenciar o fluxo de caixa de uma clínica médica ou odontológica


Aqui estão algumas dicas de nossos especialistas em gestão de clínicas sobre como gerenciar o seu fluxo de caixa.


1. Não demore para faturar.


Se você trabalha com parcelamento dos seus tratamentos via faturas ou boletos, envie-as para seus clientes com 15 dias de antecedência do vencimento.


Conforme já mencionado anteriormente, um dos motivos primordiais pelos quais o fluxo de caixa é importante na sua clínica é que ele faz uma distinção entre faturas que você enviou para os clientes e faturas que realmente foram pagas, ou seja, previsto x realizado.


Uma de fatura de R$ 2.000 tem pouco valor se você ainda não tiver esse dinheiro em mãos para cobrir suas despesas operacionais. É por isso que você não deve hesitar em enviar faturas de seu trabalho com antecedência.


Você pode querer mudar de um modelo de faturamento mensal para um em que as faturas são enviadas sempre que você conclui uma determinada quantidade de trabalho, como a conclusão de uma fase de um tratamento, ou pelo pagamento de um pacote de serviços.



2. Ajuste seu estoque de acordo com o necessário.


Verifique seu estoque de materiais para identificar itens que não tem muita frequência de reposição. Esses itens prejudicam o bom fluxo de caixa - o dinheiro que você gastou para obtê-los não está se convertendo em vendas e, portanto, em receita.


Você pode resolver esse problema de fluxo de caixa vendendo esses itens comprados com menos frequência por preços com desconto para colegas de outras clínicas e e não comprar estoque adicional depois de esgotar o que tem atualmente guardado.


Da mesma forma, você sempre pode investir mais na compra de mais estoque de itens que vendem bem. Compras em regime de urgência devem ser evitadas ao máximo, pois geralmente são não permitem pesquisa e barganha de preços.


3. Alugue equipamentos em vez de comprá-lo.


Apesar de geralmente ser mais em conta no longo prazo, comprar novos equipamentos e atualizar equipamentos desatualizados pode ser caro no curto prazo e muitas vezes demorado.


Tente, sempre que possível, alugar seu equipamento para diminuir seus encargos financeiros de curto prazo.


Dessa forma, você não terá que atualizar ou tentar repassar ou revender equipamentos desatualizados que comprou, e os aluguéis de equipamentos frequentemente se qualificam para créditos fiscais que reduzem sua carga tributária, melhorando indiretamente as finanças da clínica.


Dessa forma, você terá menos dinheiro saindo do banco em grandes somas globais e, portanto, terá um fluxo de caixa mais regular.


4. Busque empréstimos antes de precisar dele.


O melhor momento para resolver um problema de gestão de fluxo de caixa é antes que problema aconteça.


Se a sua clínica está funcionando bem ou ainda está nos estágios iniciais de operação, provavelmente será agora a hora de buscar financiamentos e empréstimos.


Buscar uma linha de crédito bancário quando seus números são bons, evita o risco de rejeição do agente financeiro no futuro.


Esse dinheiro extra também fornecerá recursos adicionais aos quais recorrer, caso sua clínica experimente as dificuldades de crescimento associadas ao início de um negócio, ou a um momento turbulento da economia.


Uma linha de crédito comercial pode ser uma tábua de salvação para pequenas clínicas, especialmente aquelas afetadas pela sazonalidade, ou por um crise econômica.


Uma dica de nossos especialistas: Seja qual for a quantia que você acha que vai precisar, peça o dobro; você pode até não conseguir a liberação do crédito, mas é melhor ter reservas para sacar quando os tempos ficarem complicados


A mensagem aqui é clara e objetiva: Financiamentos e empréstimos nem sempre são um problema a evitar. Busque agentes financeiros no mercado, estude as possibilidade, mas faça isso somente quando estiver com uma situação financeira favorável, não no momento que estiver com "a corda no pescoço."


Se você conseguir um empréstimo para sua clínica a 10% ou menos, seu custo de capital será muito menor do que se você fizer compras em cartões de crédito com taxas que chegam a 200% ou mais ao ano.


Para clínicas que já estão com dívidas de cartão de crédito a juros altos, nosa recomendação é que você busque o refinanciamento e até mesmo a portabilidade bancário de dívidas.


Por exemplo, se você fez várias compras em cartões de crédito com taxas de juros de 20% ou mais, considere obter uma linha de crédito comercial que pode estar disponível por apenas 6% ou 7% de juros.


Se sua clínica ainda não tem nenhum cartão de crédito e está lutando para obter um empréstimo, a sugestão é você busque um cartão de crédito para pequenas empresas com um período de carência sem juros para atender às suas necessidades de financiamento de curto prazo.


Existem várias finthecs, ou seja, companhias de tecnologia com foco financeiro que disponibilizam transações de crédito até mesmo sem juros ou taxas.


Muitas dessas operadoras até vêm com opções inovadoras de relatórios que ilustram as tendências de gastos para ajudar os proprietários de negócios a otimizar seu fluxo de caixa.


5. Reavalie seu modelo comercial.


Crie o hábito de continuamente revisar sua estrutura de custos oepracionais para encontrar brechas de eficiência e implementar modificações que podem ser gerar economia.


Verifique partes da sua operação que podem ser terceirizadas para fornecedores mais baratos. Isso permitirá que você execute o trabalho sem fornecer salário, encargos e benefícios.


Verifique se a existe a possibilidade de reduzir sua equipe .


Segundo nossos especialistas, algumas áreas de operações da clínica podem ser reavaliadas e atualizadas para eficiência. Isso inclui custos com telefonia, uso de intermediários, funcionários extras, horas extras distribuídas, faturas vencidas, pagamentos de equipamentos alugados, estocagem de materiais, entre outras."


À medida que a economia muda, que os desafios aparecem suas estratégias de negócios e o seu modelo de atuação também deve mudar. É muito importante sempre buscar novas formas de aprimorar seu serviço e investir em soluções mais inteligentes.


6. Monitore para onde seu dinheiro está indo - dívidas e recebimentos.


nem sempre dívidas são uma coisa ruim. Muitas vezes, buscar um empréstimopode ser uma solução temporária até que sua clínica esteja saudável e forte o suficiente para sobreviver por conta própria. Entretanto, sempre que você contrair dívidas, deve fazer um monitoramento constante e buscar e avaliar criteriosamente a extensão de seu fluxo de caixa.


Embora contrair dívidas possa ser a chave para enfrentar tempos difíceis, uma clínica ainda deve calcular qual o tamanho da dívida que pode contrair para não ficar superalavancada.


A dívida bancária será paga por meio de investimentos e aplicações do dinheiro no crescimento da clínica, ou quando as receitas vindas dos clientes, mas ambos exigem contabilização de tempo, juros, ROI e muito mais.


Além de examinar com lupa suas dívidas e despesas, você deve também, monitorar suas economias e receitas.


Sabemos que equilibrar o capital de crescimento e o capital de giro possa ser difícil quando se trabalha com margens de lucro estreitas, portanto, é importante sempre manter uma reserva para dias de emergência. Se você não tem uma conta poupança empresarial em nome da sua clínica, é hora de reavaliar sua estrutura de lucros e ganhos.


Como regra geral, mantenha reservas de caixa extra, não apenas para os tempos difíceis, mas para quando uma oportunidade de crescimento e alavancagem surgirem ou quando a flexibilidade financeira for necessária.


O crescimento de uma clínica sobrecarrega muito o fluxo de caixa, já você terá que investir e criar despesas antes que a receita maior comece a chegar.


Por todos os meios possíveis, cresça sua empresa, expanda, transforme sua clínica em um negócio sólido, mas ainda assim, sempre economize algum dinheiro para uma queda inesperada do mercado, uma crise, volatilidade ou sazonalidade enquanto você está no processo de expansão do seu negocio.


7 - Aproveite a tecnologia.


Como proprietário de uma clínica médica ou odonto, você deve aproveitar as vantagens e benefício que a evolução tecnológica trouxe.


Usar soluções de voz sobre IP, softwares gerenciais de clínicas, entre outras soluções de tecnologia, pode agilizar seus processos de negócios e aumentar a eficiência da sua clínica


Embora a tecnologia possa ajudar em qualquer setor do seu negócio, recomendamos especificamente usá-la para criar orçamentos de planos de tratamentos, para apresentação de cases de outros pacientes durante a negociação e no acompanhamento de propostas de trabalho apresentadas (CRM).


Quando você pode ver todas as contas a pagar e a receber, além de outras complexidades financeiras de seu negócio, em sistema informatizado, você pode de forma prática e fácil orçar e projetar facilmente o fluxo de caixa futuro, uma ferramenta gerencial de apoio a tomada de decisão fundametal.


A tecnologia certa e as estratégias de negócios certas podem fazer uma grande diferença para sua clínica.


Juntos, eles permitem que você gaste menos do seu precioso tempo se preocupando com o fluxo de caixa e mais tempo administrando sua clínica, atendendo seus pacientes e buscando novos clientes.


Se você não se sentir confiante em supervisionar sua entrada e saída de caixa, você sempre pode contratar um contador ou consultoria de gestão para fazer isso por você. Independentemente de quem gerencia seu fluxo de caixa, isso precisa ser feito. É um trabalho fundamental!


Lembre-se, o objetivo primordial de administrar um negócio, seja ele uma clínica médica ou odontológica, é garantir que suas receitas superem sempre suas despesas e gerar lucro operacional


Enfim, gerenciar o fluxo de caixa é extremamente importante para administrar um negócio lucrativo e que sobreviva a longo prazo.


Se você quer saber mais sobre gestão de clínicas médicas e odontológicas entre em contato. Um de nossos especialistas vai dar um direcionamento adequado ao seu momento e suas necessidades.


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