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O que uma clinica deve fazer para sair de 10k mensais para mais de 100k mensais em um ano

Como faturar acima de 100k na sua clinica odontológica
Como faturar acima de 100k na sua clinica odontológica

Todo proprietário de clinica odontológica ou médica trava uma luta diária entre se manter atualizado, atender bem seus atuais pacientes e atrair novos pacientes.


Clinicas pequenas sem muito capital de giro, ou seja, sem fluxo de caixa sofrem mais para atrair pacientes e com isso aumentar seu faturamento.


Se essa situação é bem conhecida por você, vamos contar como uma clinica odontológica da cidade de São Paulo, cliente da Senior Marketing aumentou em um ano seu faturamento bruto mensal de apenas 10k para mais de 100k em apenas 1 ano.


Se esse assunto te interessa, siga a leitura e veja o passo a passo de marketing estratégico que aplicamos nesse cliente!



01 - Identificando o problema


Primeiro Passo - Diagnóstico da Situação Atual
Primeiro Passo - Diagnóstico da Situação Atual


Há cerca de 15 meses, ou seja, no auge da pandemia de Covid-19 um cliente nos procurou relatando a situação difícil que estava passando.


Muitos pacientes desmarcavam as consultas com medo da contaminação, outros cancelaram seus tratamentos e uma boa parte ficou inadimplente.


Os proprietários (um casal de dentistas) já estava pensando na possibilidade de encerrar o seu pequeno consultório e voltar a trabalhar para os outros.


Não havia reserva financeira e mesmo negociando o valor do aluguel do imóvel com o proprietário por 3 meses, os resultados iam de mal a pior.


O fato é que se nada fosse feito, e rápido, a pequena clínica de duas cadeiras entraria para a triste estatística do SEBRAE de fechamento de empresas precocemente.


O nosso primeiro passo foi fazer uma análise SWOT da clinica. Ou seja, nos avaliamos os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças que a clinica estava passando.


Ficaram claros como pontos fortes da clinica a capacidade técnica dos dois profissionais, o atendimento de qualidade e também, o ponto comercial, situado em uma avenida movimentada no bairro da Saúde em São Paulo.


Já como pontos fracos era nítida a falta de folego financeiro da clinica, a ausência de uma reserva em dinheiro para suportar momentos difíceis e a inexistência de ações de marketing que praticamente se resumiam a postagens institucionais no Instagram da clinica, que tinha cerca de 4.000 seguidores.



Avaliando oportunidades


Sempre existem oportunidades nas crises
Sempre existem oportunidades nas crises

Naquele momento a grande maioria das clinicas odontológicas, devido a pandemia haviam paralisado suas atividades. Muitos com medo da contaminação que era um perigo real e também porque os pacientes estavam paralisados.


Essa situação, a principio igualava naquele momento clinicas grandes e pequenas no mesmo nível, já que ninguém inserido naquele mercado poderia fazer ações de marketing e captação de pacientes.


Identificamos com a ajuda de nossa ferramenta de geomarketing que haviam cerca de 30 concorrentes locais em um raio de 2 km da clinica do nosso cliente.


Verificamos que cerca de 30% estavam totalmente fechadas e cerca de 70% estavam atendendo localmente apenas pacientes de urgência.


Identificamos também que os investimentos em publicidade online praticamente secaram no período da crise. Isso por um lado levou o custo do clique nas pesquisas do Google há cerca de 1/3 do valor geralmente cobrado na região.


Outra constatação é de que a maioria das pessoas naquele momento do auge da pandemia só procurava o dentista se estivesse sentindo dor ou no meio de um tratamento que não poderia ser paralisado.


Percebemos ali uma oportunidade. E dai partimos para um plano.



O plano de ações para levar a clinica que faturava 10k até 100k mensais



Como levar sua clinica a faturar 100k
Como levar sua clinica a faturar 100k


Diante da paralisia dos concorrentes, da queda da demanda e da mudança do perfil dos serviços procurados pelos pacientes, dividimos o plano de ações da clinica em 3 partes, a saber:


Parte 01 - Sobrevivência


O momento aqui não permitia a visão de ganhar dinheiro, mas sim de conseguir fôlego suficiente para sobreviver aquele momento de crise nunca antes vista na história moderna do mundo.


Para isso foram tomadas algumas ações:


  • Renegociação junto ao locador do imóvel com uma redução de 30% do valor do aluguel por 12 meses, com a pactuação que após esse período a clinica voltaria a pagar o valor cheio do aluguel mais o reajuste pelo IPCA anual.


  • Troca do provedor de internet que representava um custo mensal de R$ 120,00 para outro com plano mais abrangente de R$ 59,00 ao mês.


  • Busca de crédito junto ao banco de desenvolvimento de São Paulo em uma linha de crédito com juros de 0,43% ao mês. A clínica conseguiu R$ 80.000,00 nessa linha de crédito com os carros dos proprietários como garantia de alienação e pagamento.


  • A secretária da clinica foi inserida dentro do programa do governo federal que pagava parte do seu salário por 6 meses.


  • Mudança do portfólio de serviços da clinica, de implantes dentais e aparelhos Invisalign de ortodontia para serviços de clinica geral, como tratamento de cáries, tratamentos de canal, atendimentos de emergência 24 horas, inclusive aos finais de semana,


  • Comunicação intensa dos dentistas com seus pacientes, tanto via posts diários sobre cuidados com o Covid, sobre a forma como a clinica estava cuidando da prevenção da contaminação no seu ambiente, além de ligações dos dois profissionais para os 100 pacientes que mais renderam dinheiro para a clinica durante a sua existência.


  • Cortes de despesas pessoais dos dois profissionais reduzindo ao máximo suas despesas, inclusive aquelas consideradas de baixo impacto, como TV a cabo e negociação com a escola dos dois filhos.


Esse conjunto de ações permitiu com que a clinica supera-se a fase aguda da pandemia. Esse período durou cerca de 1 ano.


A ideia foi que o negócio sobrevivesse. Ou seja, que ele não encerra-se suas atividades.


Como resultado das ações tomadas nessa fase, a clinica conseguiu manter as portas abertas e até receber alguns pacientes novos que buscavam auxílio emergencial para tratamentos que não podiam esperar.


Não foi investido praticamente nada em marketing, a não ser na comunicação com os pacientes atuais da clinica e postagens simples e gratuitas nas redes sociais


Parte 02 - Retomada do atendimento e busca de novos pacientes


Quando o mercado começou a se movimentar, ainda que lentamente, as pessoas passaram a buscar tratamentos de maior complexidade.


Para atrair essa parcela da sociedade que estava mais confiante para voltar a fazer seus tratamentos, uma parte do dinheiro conseguido via empréstimo foi colocado a favor de um plano de mídia para divulgação da clinica.


As ações tomadas foram as seguintes:


  • Investimento de $ 1.000,00 mensais em links patrocinados no Google Ads, para uma raio de 2 km da clinica. A ideia era microsegmentar o público-alvo que estivesse mais próximo da clinica.


  • Investimento de $ 1.000 na produção de 2 vídeos por semana para alimentar o Instagram da clinica. Para isso foi contratado um freelancer que ajustou um pacote de gravação, edição e produção dos vídeos para os doutores. Estes vídeos também foram impulsionados através do gerenciador de anúncios do Facebook para um público em um raio de 2km da clinica, com o perfil dos pacientes desejados.


  • Criação de um pequeno vídeo mostrando como a clinica realizava a primeira consulta mostrando passo a passo COMO e o QUE o paciente iria receber na sua primeira visita. Esse vídeo foi fundamental para a secretária que atendia as ligações e principalmente contatos via WhatsApp. Ele foi criado pelo freelancer e teve um investimento de R$ 2.000,00.


  • Ativação de uma campanha de retorno de pacientes que tinham paralisado seus tratamentos, inclusive com a renegociação de pacientes que já estavam inadimplentes. Um bom volume de dinheiro foi recuperado nesse período, pois as pessoas voltaram a trabalhar e muitos dos pacientes eram donos de pequenas empresas que estavam paralisadas.


  • Realização de videoconferências com pacientes através da plataforma gratuita do Google Meets para tirar as primeiras dúvidas de pacientes que ainda não estavam prontos para voltar a fazer um tratamento. Esse tipo de contato entre o dentista e o paciente aumentou em 20% a conversão das marcações de consultas, e destes que vinham até a clinica, cerca de 60% convertiam.


  • Fizemos um treinamento de vendas e negociação tanto para o dentista quanto para a recepcionista. Implantamos uma cultura de foco total nos objetivos dos pacientes. Assim, quando um paciente procurava a clinica e seu caso era de uma indicação de implantes, mas o pacientes não tinha condições financeiras para bancar tal tratamento, outras opções de menor custo eram oferecidas.


O horário de atendimento se manteve das 07:00hs as 21:00hs de segunda à sábado.


As campanhas do Google e Instagram não surtiram muito efeito nos dois primeiros meses, mas o custo das palavras-chave havia diminuído bastante devido a que muitos clinicas pararam de atender durante essa fase, reduzindo a oferta de serviços.


Foi instituído um programa de member get member, ou seja, de indicações ativa de pacientes, onde um paciente que trouxe-se um novo paciente recebia algum tipo de incentivo como um desconto no seu tratamento atual ou bônus para um tratamento futuro.

Todo o faturamento vindo das atividades de marketing era reinvestido em mais marketing, modificando as ações e ampliando o portfólio de divulgação, utilizando anúncios em jornal do bairro e parceria com unidades do comércio local onde haviam monitores instalados (lotéricas, bancas de revistas, etc.).


A clínica depois de 7 meses já estava novamente no positivo e seu faturamento já atingia cerca de 35k mensais.



Parte 03 - Implementando a captação ativa


Com parte do dinheiro do empréstimo foi contrato um pré-vendedor, uma pessoa com habilidades em vendas que tinha como função prospectar novos clientes no mercado.


Para isso foi criado um cartão de benefícios da clinica e o prospectador era responsável por buscar de porta em porta pessoas e empresas que tinham perdido seus planos de saúde e odontológico durante a crise, mas que continuavam a necessitar de tratamento odontológico.


Esse programa foi estruturado pela Senior Marketing, ajudando nosso cliente a selecionar a pessoa certa, definindo a remuneração do captador (parte fixa + parte variável), definir o território, perfil das empresas a serem abordadas e montagem do portfólio de serviços a serem oferecidos em um plano de convênio próprio.


Esse plano conta atualmente com cerca de 350 empresas cadastradas e mais de 1.000 assinantes entre associados diretos e seus familiares.


Esse foi o grande pulo do gato para a clinica chegar ao tal sonhado 100k, A secretária foi treinada para abordar ativamente a lista de associados e agendar uma consulta com cada novo paciente captado pelo prospectador.


A consulta não era cobrada, mas dificilmente o paciente não precisava de algum tipo de serviço, mesmo que fosse uma simples profilaxia.


Esse conjunto de ações levado a cabo com consistência, persistência e constância pelos proprietários da clinica fizeram toda diferença.


O plano de marketing odontológico montado pela Senior Marketing foi seguido rigorosamente pelos nossos clientes, mesmo quando as coisas não davam o resultado esperado.



Conclusão


Esse caso real retrata alguns fatos importantes:


  • A grande maioria das clinicas não está preparada financeiramente para uma crise;

  • Não existe um planejamento que atrele o marketing e vendas na maioria das clinicas;

  • Capital de giro é fundamental para a sobrevivência de qualquer clinica.

  • Tomar atitude ao invés de se acovardar em momentos de crise é fundamental.

  • É preciso ser resiliente e adotar novas posturas, renunciando a zona de conforto em momentos de crise.

  • Os clientes estavam realmente empenhados em manter sua clinica viva e hoje colhem os frutos dos momentos para lá de difíceis que passaram.


Esse nosso cliente atualmente fatura em torno de 100k ao mês com uma lucratividade de 20k ao mês, ou seja, o dobro do faturamento bruto que tinham antes da nossa consultoria.


Se você busca o crescimento da sua clinica, precisa pensar que nada vem de graça. Vai ser preciso investimento de tempo, dinheiro e empenho pessoal com uma boa orientação de uma consultoria de gestão e marketing para clinicas odontológicas.


Se você quer saber mais sobre como ajudamos clinicas odontológicas e médicas a se tornarem empresas profissionalizadas e lucrativas, entre em contato e converse com um consultor especializado em marketing.


Senior Consultoria

Gestão e Marketing Para Saúde

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